1. Introducción

Es un reto imprescindible para la Ciencia y Técnica la utilización de lossistemas informáticos profesionales mas actualizados en gestión de proyectoshaciendo uso de las NTIC en función de la efectividad del sistema. La políticade tomar el proyecto como la unidad básica del sistema y el medio para lograrla integración de la estructura funcional conduce al éxito de la institución.El proyecto en formato electrónico está siendo empleado por especialistas endiversos centros y se pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad alresto de los especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por las redesinformáticas existentes, la Intranet o Internet. En el contenido del tema sedesarrolla una síntesis de la metodología empleada para la planificación ycontrol de los proyectos de investigaciones y se destaca el uso de lasherramientas informáticas para dar solución a los problemas profesionalestomando como base en el análisis los sistemas como el Microsoft Project 2002 yel Web Central, así como su integración con los componentes básicos delMicrosoft Office 2000.

Tomando como base las necesidades del entorno y el desarrollo alcanzado en laaplicación de la DIP se hace necesario el uso de una herramienta que permita lainstrumentación de la misma. En el contenido se desarrolla un procedimientodonde se integra estratégicamente, la dirección por objetivos, la planificacióncon enfoque sistémico, la dirección de la calidad, el uso de sistemas decostos avanzados, la contabilidad, la aplicación de las NTIC y la logísticatomando como base un sistema informático único ( MS Project 2 002 ) capaz degarantizar la gerencia por proyectos y potenciar su uso en las empresas.En el contenido se analiza la secuencia de ejecución, tomando como base el métodode redes, apoyado en un sistema informático que permite la aplicación de losalgoritmos de optimización, evaluación de variantes, análisis de costo ytiempo. Se obtiene el diagrama de barras, la curva de distribución de recursos,los balances, el fondo de recursos compartidos y el estudio logístico paragarantizar el suministro en función de la programación y alcanzar losobjetivos previstos en el marco del presupuesto, acortando los plazos de ejecucióncon la calidad requerida por el cliente. En el proceso del control de ejecución,se desarrolla la evaluación del proyecto, con técnicas de diagnóstico y pronósticoque brindan elementos para la toma de decisiones y una gestión de proyectoefectiva a nivel de la institución, integrando la estructura funcionalen apoyo al logro de los objetivos de los proyectos de investigaciones.

El sistema de cortes haciendo uso de los hitos, las líneas de progreso y lastablas de seguimiento con la vinculación en Excel y los complementos delOffice, permiten evaluar el comportamiento del proyecto, todo lo cual garantizala correcta dirección del mismo a partir de tomar las decisiones en funcióndel cumplimiento de los objetivos y la satisfacción del cliente haciendo usodel correo electrónico, el Outlook, los servidores y las páginas Web. Lasbases de datos de proyectos en ejecución y terminados brindan un sistema deconocimientos en función de la mejora continua de la calidad de los proyectosde investigaciones.

El desarrollo acelerado de la Ciencia y la Técnica, el desarrollo de lacapacidad científica del hombre, la política de organización por proyectos,las NTIC y las tecnologías de avanzada crean la condiciones necesarias para laaplicación de la Dirección Integrada por Proyectos (DIP) con el apoyo de lasTecnologías de la Informática y las Comunicaciones (TIC). El reto actual alque se enfrenta la Ciencia y la Técnica hacen cada día mas necesaria laaplicación de técnicas de organización y dirección acordes con el entorno,creando las condiciones para lograr proyectos de alta calidad en función de lasnecesidades del cliente. El entorno actual requiere de un desarrollo armónicoentre las tecnologías, los recursos y los sistemas integrales de dirección conel objetivo de obtener proyectos competitivos de alta calidad con el propósitode dar cumplimiento a los objetivos en los plazos de tiempo programados, en elmarco del presupuesto y con la calidad requerida en los proyectos deinvestigaciones.

El Proceso de ( I D ) está presente de una u otra forma en todas lasempresas de producción y/o servicio y es el motor impulsor de las aplicacionesy generalizaciones que mantienen la imagen, la competitividad y la lucha por laexcelencia. La introducción de la Ciencia y la Técnica en la empresa requierede una adecuación a sus propias características y es lo que comúnmente sedenomina traje a la medida. Por tanto la transferencia de tecnología ogeneralización de resultados requieren de una adecuación que en ocasiones seapoya en la investigación. En ocasiones cuando las transformaciones sonimportantes y el riesgo es apreciable, se requiere del apoyo de una investigaciónbásica o aplicada para garantizar el éxito. Estos trabajos se ejecutanregularmente con la cooperación de las Universidades o Centros deInvestigaciones.

La Ciencia y la Técnica es un proceso en el que participan un conjunto de áreasde la estructura funcional que requieren de una integración del sistema paragarantizar su éxito, haciendo uso del proyecto como medio de lograrla. LaCiencia y la Técnica tienen como objetivo brindar las soluciones a lasnecesidades del desarrollo social, tomando como unidad básica organizativa elproyecto. La determinación de, qué es necesario hacer, pasa por un proceso deevaluación colectiva, la participación de expertos, la selección del directordel proyecto y su equipo. La Integración de las áreas de Investigaciones,Posgrado, Relaciones Internacionales, el Consejo Científico, Economía yComputación, en los centros en un proceso que tiene como objetivo lograr el éxitodel proyecto y el desarrollo del centro.

Para lograr este propósito se hace necesario integrar en el proyecto ladirección estratégica, la dirección de la calidad, los sistemas de costosavanzados, la contabilidad y la logística, [12] apoyados por las TIC en funciónde la Ciencia y la Técnica.
El uso de las TIC, con un enfoque sistémico, permite establecer un sistema deDirección por Proyectos capaz de garantizar su desarrollo desde la etapa deConcepción, Planificación y Programación hasta el Control de la Ejecución,haciendo uso de técnicas de diagnóstico y pronósticos con el uso de lossistemas informáticos profesionales y los complementos del Office.
El tema desarrollado tiene como objetivo la aplicación de una metodología parala organización y dirección de proyectos en el sistema de Ciencia e InnovaciónTecnológica.

En la metodología propuesta se analizan las etapas fundamentales de laelaboración de proyectos tomando como base el método de redes apoyado por lossistemas informáticos profesionales más actualizados como el Microsoft Project2002 y los complementos básicos del Office 2000. Se desarrolla la aplicaciónde los algoritmos de optimización, evaluación de variantes y análisis decosto y tiempo. Se obtiene el cronograma de ejecución y la curva de distribuciónde los recursos claves en función de la programación. En el proceso delcontrol de ejecución, se desarrolla la evaluación del proyecto o conjunto deproyectos, con técnicas de diagnóstico y pronóstico sobre la base de una visiónestratégica que brindan los elementos necesarios para la toma de decisiones enel marco de la DIP apoyada por el uso de las redes informáticas, los servidoresy el correo electrónico.

2. Visión de la Dirección Estratégica Integrada para losproyectos de investigaciones.

Para formular los objetivos mencionados anteriormente, se hace necesariodesarrollar la visión a partir de la evaluación de los modelos de pronósticosdel entorno para el próximo quinquenio que estarán asociados a los siguientesaspectos:

• Se desarrolla con éxito la estrategia de fortalecimiento e integración del proceso de Ciencia y Técnica tomando como unidad básica organizativa el PROYECTO.
• El proyecto es la unidad básica organizativa en la que se materializa la integración de las fortalezas científicas en función de un resultado promisorio. Las tareas de los proyectos constituyen la unidad mínima de control.
• La concepción de los proyectos multidisciplinarios se elabora por equipos de expertos seleccionando el director del proyecto y su equipo. Se estimula el desarrollo de la SINERGIA. El director con su equipo ejecuta lo aprobado por el colectivo de expertos.
• La integración, coordinación y cooperación entre las universidades y centros de investigaciones se facilita con la comunicación a distancia para garantizar la continuidad de los proyectos. El uso de los recursos compartidos a distancia en los proyectos permite un uso racional de los mismos.
• Las teleconferencias, colaboratorios y comunicaciones a distancia se facilitan si se dispone de los proyectos actualizados en formato electrónico.
• Se hace uso del fondo de recursos compartidos en el proceso de planificación y control de ejecución.
• El proyecto es una de las principales vías para la búsqueda de financiamiento tanto nacional como internacional. El formato electrónico y las TIC facilitan este proceso.
• El área de computación garantiza la logística informática para la actualización de las bases de datos, la publicación de los resultados y el tráfico informático de proyectos a través de las redes
• El Consejo Científico elabora la política de Ciencia y Técnica y se apoya en las TIC para verificar el cumplimiento de la misma.
• Todos los proyectos elaboran su fase de concepción y una vez aprobados por el nivel correspondiente se procede a su inscripción y depósito en la red para su publicación en la base de datos de proyectos en ejecución.
• El proyecto se lleva a un formato electrónico para facilitar su publicación en la red y el acceso de las partes interesadas, tanto a la concepción como a su control de ejecución.
• El proceso de comercialización de los resultados de la Ciencia y la Técnica, se materializa en proyectos. Se identifica el negocio con el proyecto. Se define el flujo de caja, TIR, VAN y el Periodo de Recuperación con el apoyo de las TIC.
• La dirección de Economía publica toda la información necesaria (tasas, normas de producción y consumo, bases de datos de proveedores de productos y fichas de costo entre otras) para facilitar la elaboración de los presupuestos y contratos.
• Las relaciones contractuales juegan un papel importante en la negociación y en el éxito de los proyectos.
• El proyecto en formato electrónico facilita la comunicación, su actualización a distancia, contribuye con la calidad del mismo y eleva las posibilidades de éxito en los procesos de licitación en busca de financiamiento.
• La producción científico técnica, asociada a tareas y resultados del proyecto, es publicada en la red a través de los proyectos. Se facilita a los investigadores el acceso a la producción científica a través de la red.
• Los resultados de los proyectos retroalimentan los procesos docentes de pregrado y postgrado.
• Los postgrados contribuyen con la generalización de los resultados de Ciencia y Técnica. Las plataformas informáticas y los modelos pedagógicos facilitan el trabajo de capacitación personalizada en el proceso de aplicación y generalización de los resultados.
• Se desarrollan las asesorías, consultorías y cursos necesarios para garantizar la capacitación y generalización de la gerencia por proyectos.
• Se garantiza el apoyo de publicaciones, libros y CD para facilitar la capacitación.
• Los doctorados forman parte esencial de los proyectos, se representan como subproyectos, se benefician del financiamiento y contribuyen con sus resultados.
• La Dirección de Relaciones Internacionales facilita la colaboración por proyecto y se informa, apoyado por las TIC, del cumplimiento de los compromisos internacionales, salidas internacionales como necesidades de los proyectos y del uso del financiamiento internacional.
• Las direcciones y departamentos de computación apoyan al director del proyecto y partes interesadas en las publicaciones y administración de la información a través de las TIC.
• La actualización del proyecto se ejecuta por cortes en función del avance físico en el cronograma de ejecución
• El Web Central, MS Project 2 002 y el Outlook facilitan la aplicación de las técnicas de trabajo en equipo.
• El almacén de recursos compartidos aplicando las técnicas de Data Warehouse y Data Mining facilitan la integración y acceso de la estructura funcional a la información de los proyectos en la red.
• Se incorpora periódicamente la producción científica, premios y distinciones obtenidos en el proyecto.
• En el control de los proyectos se valora el cumplimiento de los indicadores de publicaciones por especialista, entrada por investigador y patentes entre otros.
• En cada evaluación del proyecto se genera información en base de datos que alimenta y actualiza las bases del centro.
• Los investigadores se benefician con el uso de las bases de datos, las consultas de la producción científica ejecutada y establecen los nexos de intercambio de información a distancia en beneficio del cumplimiento de los objetivos de los proyectos y programas.
• Desde la base de datos central de proyectos en ejecución es posible identificar los conflictos, acceder a la base del centro y desde ella directamente al proyecto actualizado para acceder al cronograma de ejecución, con sus costos, contabilidad (centro de costo por proyecto), resultados parciales y producción científica alcanzada entre otros.
• El sistema, una vez configurado para los cortes previstos, brinda reportes de información personalizados a los departamentos, facultades, divisiones, centros, direcciones centrales y partes interesadas. Las bases de datos a través de consultas permite obtener información complementaria. Las publicaciones de tablas y proyectos permiten acceder a sitios y servidores en busca de información complementaria, como pueden ser informes de resultados parciales, publicaciones y contratos entre otros. El sistema facilita el flujo de información entre las partes interesadas.
• La Dirección de Economía tiene información del flujo financiero, la logística y contabilidad de los proyectos. Publica la entrada al almacén de los recursos planificados por los proyectos.
• Se estimulan los encuentros de generalización con los clientes con el objetivo de promover los proyectos de generalización.
• Los proyectos de generalización forman parte de los programas de generalización de los organismos usuarios de los resultados.
• Al cierre del proyecto se cuenta con toda la información necesaria para evaluar sus resultados y el desempeño de los participantes en función de los indicadores. Se cuenta con la información de Economía, Postgrado, Consejo Científico, Relaciones Internacionales y las demás áreas de la estructura funcional sobre el proyecto.
• Antes de proceder al cierre del proyecto, el equipo de expertos evalúa el cumplimiento de los objetivos, el contrato, los resultados y la satisfacción del cliente.
• Los proyectos terminados con todos sus resultados y producción científica son almacenados convenientemente en base de datos de proyectos concluidos para ser consultados oportunamente. Constituye una base para la gestión del conocimiento de los proyectos y su aplicación en los nuevos proyectos. Se generan módulos del comportamiento que facilitan el diseño de los nuevos proyectos.
• La estructura funcional del centro, tiene la necesidad y las habilidades necesarias, para acceder a las bases de datos por proyectos y obtener la información que les compete para informarse, ejercer el control y contribuir con el buen funcionamiento del proyecto acorde con sus objetivos.
• Las bases centrales se alimentan de las bases de los centros.
• Las bases de datos centrales alimentan las de otros organismos y partes interesados.

Para garantizar la visión planteada es necesario generar los objetivos yestrategias a todos los niveles para desarrollar un conjunto de acciones entrelas que se encuentran.

• Desarrollar un proyecto que recoja el proceso de integración de las áreas claves de la estructura funcional con el objetivo de garantizar el éxito de los proyectos de investigaciones.
• Garantizar el cumplimiento de las estrategias de fortalecimiento de la política de integración tomando el proyecto como unidad básica organizativa del sistema.
• Desarrollar sistemas informáticos a distancia o de fácil acceso en las redes de los centros para garantizar la capacitación personalizada de los participantes en el proceso de dirección por proyecto. ( DIP ).
• Elaborar una base de información en publicaciones, libros, base de datos de proyectos concluidos y CD que permitan la mejora continua del uso de la dirección por proyecto.
• Contribuir con el desarrollo de una política tendiente a elevar el nivel cultural informático de los participantes en el proceso de dirección por proyectos.
• Estudiar los principales logros obtenidos en los centros y proceder a su divulgación y generalización.
• Hacer uso del proyecto multidisciplinario como un medio de integración de las fortalezas científicas en función de las necesidades principales del desarrollo social.

3. Concepción del Proyecto.

La concepción del proyecto parte de una idea, necesidad y solicitud de uncliente entre otras diversas fuentes. En este marco un colectivo evalúa lasolicitud, define que hay que hacer, genera los objetivos, su alcance,configuración, requerimientos y restricciones con la participación deldirector del proyecto. Con esta información se realiza el análisis defactibilidad y propuesta de presupuesto, se elaboran los contratos y se procedea su evaluación. El colectivo determina un grafo donde se refleje la secuenciade ejecución aproximada de las tareas resumen a ejecutar aplicando las técnicasde sistema. Las metodologías para la elaboración de los proyectos deben serusadas en función del formato solicitado por el cliente o el financista.

Definida la necesidad y el resultado a aplicar con sus correspondientesadecuaciones es necesario proceder a la elaboración de un proyecto que permitala evaluación de sus objetivos, los recursos necesarios, el alcance, el costo,el plazo de tiempo y la calidad con un análisis adecuado de factibilidad conlos beneficios cuantificados.

Cada proyecto debe tener su concepción y factibilidad. El director de laempresa puede tener un conjunto de proyectos y de acuerdo con su evaluación,las necesidades de la empresa y la disponibilidad de financiamiento estableceruna estrategia de aprobación en función de los resultados del análisis defactibilidad como son los indicadores del TIR, VAN, costo beneficio y periodo derecuperación entre otros. La generalización puede y debe ser a través de unproyecto.

Base de datos de proyectos en ejecución.

En la medida que se desarrollan los proyectos en formato electrónico se haceimprescindible la elaboración de la base de datos de proyectos en ejecucióncon el objetivo de facilitar la información primaria a las partes interesadascon el concepto del tablero de comando operativo para los proyectos. Desde labase de datos es posible acceder al proyecto en Project y obtener mayorinformación sobre el avance y el detalle del control de ejecución por cortesen los proyectos.

4. Diseño del proyecto.

En el proceso de diseño y planificación de los proyectos se utilizará laprogramación estructurada, los hitos, las tareas resumen, módulos tareas y lossubproyectos en los casos que se requieran. Dicha programación pasará a formarparte de una base de datos, haciéndose uso del correo electrónico, losdisquetes, la Intranet y los recursos compartidos de la red local. Los almacenesde datos pueden brindar una buena solución.
Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, con unabuena programación, definiciones de calidad y presupuesto, viabiliza la etapade ejecución.

Las características de los proyectos de investigaciones se diferencian delresto por su flexibilidad en el desarrollo de los mismos. En múltiplesocasiones no es posible definir que sucederá y es necesario intercalar algunadecisión lógica en el diagrama de bloques descriptivo y en la programaciónestructurada, que permita escoger el camino en función del resultado obtenido.

Es posible estudiar un material con diferentes composiciones granulométricaso elementos físicos y en dependencia del resultado de la caracterización delmaterial se ejecutará la preparación de la muestra siguiendo una norma oprocedimiento previsto reflejado en el vínculo de la tarea, para ser ensayada africción. Las distintas formulaciones o procedimientos para la preparación dela muestra pueden ser variables y estar definidas en subproyectos. En elproyecto puede establecerse el camino mas probable a través de A1 a partir deestudios anteriormente realizados, dejando las variantes de A2 y A3 previstaspor si no ocurre lo mas probable, hacer uso de una de las dos variantesprevistas en el caso que sea factible su aplicación. Si no es posible ningunade las previstas será necesario implementar una nueva variante. En laprogramación se establece la dependencia con relación a la secuencia de mayorprobabilidad y en el caso de ajuste solo se cambia la dependencia reflejada conel 4.

El objetivo central es expresar que en investigaciones la secuencia deejecución no se rige por un proceso determinista sino que está supeditado enalgunos casos a los resultados parciales que sobre la marcha se van obteniendocon una definición precisa del objetivo final. No obstante el criterio dedesarrollar una investigación tomando como base un diseño lógico del mismo estotalmente válido. En este caso se procede a realizar tantos ajustes como seannecesarios. El sistema informático responde a las necesidades, ajuste yflexibilidad que requiere el sistema de investigaciones. De igual forma puedenser agregados nuevas tareas no previstas, ajustes en las duraciones, losrecursos y obtener rápidamente el proyecto ajustado en una representación gráficamuy fácil de interpretar. Recoger los ajustes de los proyectos redactando lastareas con los cambios necesarios es una forma engorrosa de trabajo y difícilinterpretación. La representación gráfica en soporte informático viabilizala ejecución de los ajustes y su interpretación. El proyecto deinvestigaciones requiere, para ser llevado a un formato electrónico, desistemas de programas profesionales que garanticen la flexibilidad requerida. ElMS Project 2 002 con los complementos del Office puede ser una buena selección.

El control de ejecución del proyecto se planifica de acuerdo con los puntoscríticos del proyecto materializados en hitos línea de progreso y cortes, enlos que se conjugan el control del costo, tiempo, calidad y la logística. [12]

5. Ejecución del proyecto.

En las etapas de desarrollo del proyecto, la ejecución constituye una de lasmás importantes por su complejidad y por la importancia en la toma de lasdecisiones necesarias para lograr los objetivos del mismo en el menor plazo detiempo posible, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.

En los cortes y en el cierre del proyecto es necesario evaluar la produccióncientífico técnica reflejada en el contenido del proyecto en formato electrónicoy que tiene como contenido las publicaciones nacionales e internacionales,publicaciones en revistas de alto impacto, monografías, libros, solicitudes yaprobaciones de patentes, participación en eventos científicos nacionales einternacionales, premios en eventos, certificados de calidad, registros,protección industrial; resultados de los doctorados, maestrías y diplomados;resultados del trabajo científico estudiantil, diplomas estudiantiles, normas,procedimientos, instructivos técnicos, premios en todos los niveles ypresentaciones en eventos cientificos. Los indicadores que reflejan el impactode la Ciencia y la Técnica toman como base la producción científico técnica.Como la base de la evaluación del proyecto es la información sobre losresultados obtenidos depositados en la red, resulta de interés para losparticipantes en el proyecto la actualización del mismo acorde con losresultados obtenidos.

6. Uso de las redes informáticas en el trabajo en equipo

En el proceso de integración del proyecto se define su estructura, equipo detrabajo, los métodos de comunicaciones, sistemas de control y medios detrabajo. En el proceso de trabajo en la medida en que el director perfeccionasus relaciones, el grupo pasa a trabajar como un equipo integrado en el que lascaracterizaciones de los problemas, el diagnóstico, las evaluaciones ypropuestas de decisiones se implementan de forma eficaz.

El equipo de trabajo evalúa opciones acerca del método de comunicación consus integrantes de acuerdo con los medios disponibles. Las opciones pueden ser:

• Informes escritos.
• Disquetes.
• Correo electrónico
• Servidores. Web Central.

Las técnicas de comunicaciones y las redes informáticas bien utilizadasevitan el papeleo y las reuniones superfluas. Los informes escritos y el papeleoentorpecen el trabajo fundamental del director del proyecto.

Los directores de proyectos se quejan de la cantidad de informes y diversidadde jefes y partes interesadas en la ejecución del proyecto que solicitaninformes muy variados y diversos. Una buena solución al problema es depositarel proyecto en formato electrónico en la red y mantener actualizada su ejecuciónpor cortes, configurando el sistema para hacerle llegar mediante páginas Web lainformación que requieren las partes interesadas a partir de una informaciónprimaria actualizada del proyecto. Por otra parte es posible darle acceso alservidor a las partes interesadas para que puedan buscar ó ampliar el nivel deinformación desde las páginas Web.

Un sistema de equipos de trabajo mediante correo electrónico, especialmentesi se integra a la aplicación Microsoft Outlook ofrece la posibilidad decomunicar información básica sobre el proyecto, incluyendo información deasignación de tareas y actualización de tareas. Las reglas de mensajes puedenhacer que la actualización del archivo de proyecto se realice de manera más rápiday fácil.

La combinación del Project, Outlook y Web Central permiten lograr losiguiente:

• Los miembros del equipo de trabajo pueden ver las tareas de todos sus proyectos al mismo tiempo. También pueden ver las tareas en un Diagrama de Gantt, pueden agrupar, ordenar y filtrar dichas tareas.

• Los miembros del equipo de trabajo pueden ver la información más reciente para el proyecto completo, tiene acceso a sus tareas asignadas a discreción del administrador de Microsoft Project Central que facilita los accesos necesarios.
• Pueden crear nuevas tareas y enviárselas para incorporarlas al archivo de proyecto.

El sistema se deposita en un servidor donde cada director de proyecto puedeinicialmente depositar su documentación y posteriormente la actualizará desdeel lugar de origen a través del correo electrónico, disquetes o directamenteen el servidor, de acuerdo con los cortes programados para informar delcumplimiento de los objetivos asociados a los criterios de medida.

En este proceso el correo electrónico puede ser usado con grandes ventajas.Los ajustes del sistema deben ser enviados a los integrantes del equipo detrabajo para garantizar un buen cumplimiento de las metas en el próximo corte.

A las partes interesadas se les puede seleccionar la información de su interésy enviarles a través del correo electrónico la misma. [11].

El correo electrónico es también empleado en el trabajo del equipo dedirección a través de la transferencia de información entre las partesinteresadas en los proyectos. Pueden ser enviados diagramas de barras con laprogramación, tablas y gráficos representativos del avance del proyecto,curvas de costo y tiempo planificadas con su cumplimiento y otras muchas mas endependencia de las características del proyecto y las necesidades de informaciónde la gerencia en el corte programado. Las páginas web son una herramienta muyempleada por las facilidades que brindan para la interpretación de losresultados en gráficos y tablas.

El uso de las páginas Web con sus vinculaciones permite establecer lacomunicación necesaria con la gerencia de la empresa y las partes interesadas.Las páginas Web con la información de las disponibilidades en los almacenes derecursos garantizan una mejor gestión de la logística en los proyectos.

El proyecto en soporte informático brinda las posibilidades de garantizar enel proceso de control de ejecución por cortes la información a las partesinteresadas a través de páginas Web o entrada al servidor donde se encuentrala información actualizada. Facilita la comunicación entre los especialistasinteresados en los resultados de las tareas anteriores para dar una continuidadconsecuente con los mismos, independientemente del lugar o país donde seencuentren. Permite una información personalizada al cliente o financista enfunción del avance del proyecto. Todas estas ventajas son elementos importantesa tomar en cuenta por los que aprueban los proyectos en los procesos delicitaciones.

Como se observa en el esquema existen múltiples áreas que deben interactuarcon la base de proyectos almacenada en un servidor central como por ejemplo, laDirección de Relaciones Internacionales puede gestionar y negociar elfinanciamiento de los proyectos y controlar la ejecución de los contratados enfunción de cumplir con los compromisos internacionales. Esto no es posible, sino se dispone de una herramienta como la que se presenta. Otro tanto sucede conlas estructuras gerenciales de carácter científico (Comisiones, Secciones yConsejos Científicos).
Una de las funciones principales de la Dirección de Relaciones Internacionaleses el establecimiento de las relaciones con las instituciones o piases quetengan las posibilidades de aportar financiamiento para el desarrollo de losproyectos conjuntos de investigaciones.

Con tal motivo se establecen un conjunto de estrategias con el objetivo defortalecer estas relaciones y búsqueda de los nichos que tienen posibilidadesde brindar financiamiento para la ejecución de proyectos como pueden ser lasRedes, las Organizaciones Internacionales y becas entre otras.

El proyecto es una de las principales vías para lograr financiamiento y elestudio de concepción y diseño del proyecto haciendo uso de sistemas informáticosaportan un valor agregado al mismo que eleva las probabilidades de aprobaciónde los proyectos en los procesos de licitaciones tanto nacionales comointernacionales.
En el diseño de los proyectos deben estar previstas las salidas internacionalespropias del trabajo científico que desarrollan los especialistas asociadas alas distintas tareas o la salida puede ser también considerada como una tareaen el proyecto.
Una Dirección Integrada de Proyectos existirá cuando los procesos de concepción,planificación, control, evaluación, pronóstico y cierre estén integrados alos procesos que se realizan en las áreas estratégicas de la estructurafuncional.

En la planificación el informe final de la salida depende de los resultadosde la patente y éste está programado varios días después del regreso de lasalida internacional. La programación puede ajustarse a las necesidades delproyecto y facilitar el trabajo de relaciones internacionales ya que en unmomento determinado puede rastrear los proyectos con un motor de búsqueda yencontrar las salidas planificadas para el próximo periodo y organizar de mejorforma su trabajo. El informe aparece en Word vinculado al Project paradesde el mismo sistema acceder a su contenido en caso necesario por las partesinteresadas. Esta misma imagen puede ser obtenida en página Web o comoimagen.gif desde el Project. Lo importante es definir un cronograma de ejecucióne informarlo a las partes interesadas para después controlarlo y proceder a losajustes necesarios. En ocasiones es mas importante mantener la informaciónactualizada con resultados de calidad que el cumplimiento en tiempo. En elproceso de Ciencia e Innovación Tecnológica lo primario es el cumplimiento delos objetivos con calidad

Enel caso de proyectos con compromisos internacionales en los que la direcciónestá comprometida es posible monitorear a distancia el cumplimiento de loscompromisos. Cuando es necesario obtener el balance de trabajo con algunainstitución internacional es posible también rastrear los proyectos con suscompromisos y cumplimientos sin molestar a los especialistas y conocer de losavances de los mismos.

La tarea 20 ejecuta la determinación en España y tanto el MES como elISPJAE están al tanto de la determinación para ejecutar sus tareas. Si sedispone de un servidor y comunicación con Internet, desde España es posibledepositar el informe final de la determinación para que las tareas siguientespuedan continuar con la ejecución del proyecto. La vinculación a través delos servidores facilita la comunicación entre los especialistas. Si no sedispone del servidor es posible emplear el correo electrónico o el traslado dela información haciendo uso de los disquetes. El sistema facilita la integracióna distancia brindando la información necesaria para garantizar la correctacontinuidad del proyecto.

Enlos proyectos que tienen financiamiento internacional es importante conocer enun corte del proyecto si se ha gastado mas o menos de lo presupuestado. Lavinculación con contabilidad cuando se tiene el centro de costo por proyecto esimportante como medio de garantizar la confiabilidad del uso del financiamiento.Las tareas de capacitación establecen un vínculo importante con el proceso dePosgrado.

Educación de Posgrado. La actividad de posgrado está muy relacionada conCiencia y Técnica en el ciclo de formación de la fuerza de trabajo paragarantizar la introducción de los resultados, la calidad de los contenidos delposgrado, el uso de los estudiantes de posgrado en el desarrollo de losproyectos de investigaciones y el desarrollo de los doctorados, maestrías,especialidad y diplomados en función de las direcciones principales deldesarrollo del país. El proyecto es una vía importante de integración de lainvestigación y el posgrado.
Los doctorados pueden ser programados como subproyectos con tareas que respondenal diseño del proyecto con su producción científica definida. En este marcocooperativo, el proyecto tiene tareas que brindan soluciones al doctorado y éstea su vez brinda información a otras tareas del proyecto. La generalización delos resultados requiere en la mayor parte de los casos de un proceso decapacitación a través de los estudios de postgrado.
Los doctorados que se desarrollan en el extranjero pueden estar contenidos comosubproyectos en la programación estructurada garantizando el intercambio deinformación a distancia a partir del proyecto en formato electronico.

El postgrado es un proceso consustancial al proceso de investigación. Elproyecto de investigación cuando su resultado está asociado a un producto oservicio debe ser diseñado a ciclo completo y en el mismo debe estar concebidala formación del hombre que es el ejecutor principal del proyecto y losresultados obtenidos.
La integración del doctorado, maestría o diplomado como resultados de losestudiantes vinculados al proceso, permite hacer uso del financiamiento delproyecto en función de la formación del personal. En ocasiones se dificulta laobtención de financiamiento externo para la ejecución de doctorados y en estoscasos cuando se integra con un proyecto se facilita la obtención delfinanciamiento.

En este marco el proyecto tiene tareas que brindan soluciones al doctorado yéste a su vez brinda información a otras tareas del proyecto estableciendo unproceso continuo integrado de trabajo científico.
El proceso de capacitación está presente en la ( I D ) integrado a laaplicación de la DIP sin el cual no es posible garantizar que los especialistasy trabajadores estén preparados para el proceso de cambio y la implantación delos sistemas informáticos de avanzada, con el objetivo de lograr el proyecto deinvestigación en formato electrónico.
El proceso de cambio requiere de un estudio detallado de las condicionesobjetivas de la empresa, análisis de los procesos claves por prioridades,selección de los lideres de procesos, capacitación de los lideres, un sistemade información y formación montado en una plataforma informática que permitaa todos los trabajadores hacer uso de la misma de acuerdo con sus posibilidadesde tiempo y motivación. La medición del impacto de la capacitación en funciónde las transformaciones en el proceso de cambio, brindan los criteriosnecesarios para evaluar su proceso de ejecución.
La Dirección Económica resulta un punto importante en el proceso ya que es laencargada de la adquisición de los recursos, así como de las inversiones. Paraella resulta interesante y casi indispensable el concepto de Fondo de RecursosCompartidos y el análisis de las Curvas de Distribución de Recursos claves lascuales se pueden obtener en Excel de los datos provenientes del Project. Ladeterminación de las compras a partir de los recursos programados, la entrada ysalida en almacenes publicada en páginas Web y el apoyo de la contabilidad apartir de definir el centro de costo por proyecto puede brindar la informaciónnecesaria en los cortes y proceder a la toma de decisiones. La curva de la S decosto acumulado contra tiempo planificada con los puntos de control por cortes,permite conocer con el apoyo de la contabilidad, la evolución del proyecto conel objetivo de tomar las decisiones que corresponden en cada corte donde sedispone del SPI y el CPI como indicadores de tiempo y costo [ 8 ]. En el casoque los dos sean positivos la evaluación es excelente 5 puntos, si sonnegativos es mal 2 puntos y para evaluaciones intermedias se alcanzan lasevaluaciones de 3 y 4 según corresponda. Esta evaluación se refleja comoinformación del tablero de comando operativo del proyecto en la base de datosde proyectos en ejecución del la cual es posible acceder al proyectodirectamente o a través de una página Web. El análisis del resultadocomparado con la línea base permite determinar la evaluación del proyectoatendiendo a los criterios anteriormente expresados.

Cuando se dispone de una herramienta como la que se presenta, la informacióna distancia y el control por la estructura funcional se facilita.
El Concepto de Normalización, Metrología y Gestión de la Calidad forman partedel proceso de ( I D ). La primera etapa es preguntarse si el resultadoque se obtiene es mejor que lo que se ejecuta en la actualidad. El nuevoprocedimiento es superior al que se ejecuta actualmente? En que medida essuperior? Genera una nueva norma para la empresa que garantiza un paso superioren el desarrollo? El otro aspecto es la forma en que se miden los parámetros oindicadores para poder compararlos y sacar las conclusiones. La Ciencia comienzacuando se empieza a medir bien. El equipamiento asociado al proceso deberesponder a los parámetros exigidos para garantizar la calidad del mismo. Lonuevo sustituye a lo viejo cuando se demuestra científicamente que es superior.[5]

7. Cierre del proyecto.

En la etapa final de cierre del proyecto es imprescindible evaluar elcumplimiento de los objetivos. De no cumplirse los criterios de medida antes depasar al cierre es necesario proceder al reajuste de la ejecución hasta tantoestos estén cumplidos.

Base de datos de proyectos terminados.
En los sistemas nacionales, donde se genera información en los diversos lugaresdel país es necesario crear sistemas de bases de datos territoriales yenviarlas a una base de datos central donde pueden ser publicados los resultadospara un uso compartido del sistema de conocimientos de los proyectos. Esteproceso contribuye con la integración y la cooperación entre los participantesen el proceso de Ciencia y Técnica. [13].
En la medida que los proyectos concluyen con el cumplimiento de los objetivosprevistos en formato electrónico, se hace imprescindible su incorporación a labase de datos de proyectos terminados con los siguientes objetivos:

• Almacenamiento de la experiencia de proyectos en un formato de fácil acceso para los usuarios.
• Para el desarrollo de nuevos proyectos es necesario revisar los proyectos terminados y tomar los módulos de éxito ya diseñados para copiarlos y pegarlos en los nuevos proyectos con el objetivo de hacer uso del conocimiento ya elaborado y aplicado con los ajustes que la práctica determinó. Ejemplos de módulos pueden ser los procedimientos repetitivos, normas, instructivos, proformas de contratos, procesamientos estadísticos, evaluación de calidad, determinaciones o caracterizaciones en laboratorios especializados y planos en AutoCad entre otros.
• Es una base de información de conocimiento para todos los directores de proyectos.
• Permite analizar la información, estudiar las regularidades y ganar en calidad en los próximos proyectos.
• El área de Planificación puede analizar como se cumplieron los cronogramas y detectar las regularidades con el objetivo de facilitar el trabajo de los directores de proyectos y evaluar el impacto de los mismos.
• Capacitación puede desarrollar programas ajustados a las necesidades reales a partir de los resultados de los proyectos ejecutados. Permite medir el impacto del cambio en el centro y definir la estrategia de capacitación.
• Comercial y Economía pueden acceder a los proyectos ejecutados y precisar o enriquecer sus procedimientos con los módulos e indicadores globales. Permite perfeccionar los precios y las ofertas en las próximas licitaciones. El sistema de bases de datos permite la evaluación del comportamiento de los proveedores con el objetivo de definir la estrategia logística con los próximos proyectos.
• El Dpto de Calidad debe verificar el cumplimiento de los procedimientos desarrollados en tareas y realizar los ajustes necesarios.
• La dirección puede contar con una herramienta de fácil uso para el acceso a los proyectos terminados con el objetivo de mantener una mejora continua en función del éxito de la empresa. [13].

Los proyectos terminados deben tener referenciada toda la producción científicaalcanzada durante su período de ejecución. La evaluación final de losindicadores deberá desarrollare sobre la base de la información recogida enlos proyectos terminados.
La producción científica alcanzada en los proyectos terminados estará a ladisposición del resto de los investigadores y constituye una base para la gestióndel conocimiento de los nuevos proyectos.
Para lograr estos objetivos es necesario:

• Los jefes de proyectos deben revisar los proyectos terminados agregándoles todos los detalles con los éxitos y los conflictos para almacenarlos adecuadamente en la red. Debe hacer uso de Archivo, propiedades para la entrada de la información básica y facilitar su recuperación.
• Informática debe definir el lugar de almacenaje en la red como solo lectura para propiciar el uso de la información.
• Informática debe diseñar las bases de datos con vínculo a los proyectos y garantizar el mantenimiento necesario a las mismas.
• Es necesaria una capacitación general a jefes de proyectos y partes interesadas para el uso y explotación de las bases de datos.

8. Consideraciones finales.

El proyecto en formato electrónico está siendo empleado por especialistasen diversos centros y se pretende en un corto plazo brindarle la oportunidad alresto de los especialistas el uso de estas tecnologías apoyadas por las redesinformáticas existentes, la Intranet o Internet. En el contenido del tema sedesarrolla una síntesis de la metodología empleada para la planificación ycontrol de los proyectos de investigaciones y se destaca el uso de lasherramientas informáticas para dar solución a los problemas profesionalestomando como base en el análisis los sistemas como el Microsoft Project 2002 yel Web Central, así como su integración con los componentes básicos delMicrosoft Office 2000.

Un proyecto bien planificado, con estudio de alternativas, evaluaciones, conuna buena programación estructurada, definiciones de calidad y presupuesto,facilita la tarea de dirección en la etapa de ejecución.

La etapa de control de ejecución de proyectos es la más compleja delproceso y debe ser abordada con fechas de corte en función del cumplimiento delos objetivos parciales, representados en la programación estructurada por loshitos donde se reflejan los criterios de medida asociados al control del costo,el tiempo, la calidad y la logística. [12]

En la ejecución es necesario desarrollar un trabajo de dirección en equipodonde el papel del director de proyectos como líder es decisivo. En esteproceso el concepto de mapa informático facilita la interpretación grafica delos controles por cortes que se ejecutan en el sistema apoyado por las páginasWeb. La caracterización de los problemas, con el análisis de la informaciónrequerida, permite hacer un diagnóstico con el objetivo de realizar un controlde ejecución del proyecto y evaluar el desempeño en los distintos niveles dela estructura.

Las facilidades que brinda el sistema de enviar a través del correo electrónicotodo el proyecto o una parte del mismo como un módulo a los interesados paraque analicen la parte que les corresponde y tomar las medidas pertinentes paraacometer las tareas que le competen, de acuerdo con los resultados obtenidos porlos antecesores, permite desarrollar el trabajo conjunto y las valoracionesintegrales que garantizan una dirección eficaz del proyecto desarrollando lacreatividad y la innovación con participación activa del equipo de dirección,permitiendo la racionalización de los informes y reuniones superfluas quegeneran pérdidas de tiempo innecesarias.

La combinación del control del tiempo y el costo, tomando las incidencias dela calidad y la logística, [12] el empleo de un sistema de costos eficiente quele permite evaluar alternativas y hacer uso del flujo de caja, permitendesarrollar los conceptos de gerencia por proyectos acorde con las exigenciasactuales del entorno en costo, calidad y tiempo.

El uso del Project integrado con el Word, Outlook, Excel y Access; el envíodel proyecto a través de la mensajería electrónica; desarrollan de maneraintegral en los especialistas e investigadores las habilidades en la aplicaciónde las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las cuales permitensu actualización permanente a distancia. Actualmente, la mayoría de lasinstituciones de científicas, docentes y de producción cuentan con una reddonde se soportan al menos los servicios de mensajería electrónica y Webatendidas por personal informático competente y capaz de garantizar un mayor tráficode la información de proyectos.

La integración del sistema de Ciencia y Técnica tomando como unidad básicael proyecto y la unidad mínima de control la tarea resumen estructurada en elproyecto, apoyándose en la TIC para garantizar la publicación y comunicaciónentre las partes interesadas y permiten organizar la estructura matricial de DIPcon la integración del área de investigación, postgrado, relacionesinternacionales, computación, el consejo científico y economía en loscentros.

La metodología garantiza un sistema único de documentación de proyectossobre una base informática de fácil acceso a los integrantes del proceso deCiencia y Técnica, garantizando la comunicación entre los participantes y lainterpretación de los resultados en los cortes programados en el sistema.

El desarrollo educacional, cultural e informático actual y perspectivo y suvinculación con la investigación requiere de un cambio de estilo en la direcciónde la Ciencia y la Técnica, creando las condiciones necesarias para el éxitode la aplicación de la Dirección Integrada por Proyectos haciendo uso de lasNTIC con el objetivo de lograr una correcta correspondencia entre la altacalificación del personal científico y las tecnologías de avanzada en elcampo de la investigación con la Dirección de este importante proceso para eldesarrollo del país.[6] Dr. R Delgado. rdelgado@reduniv.edu.cu

9. Bibliografía.

• 1 Antil, M James. Critical path method in contruction practice.1968
• 2 Martino. Método del camino crítico. 1973.
• 3 Delgado, R. Organización del diseño de un problema de investigación científico. Evento 250 Aniversario Universidad de la Habana. Dic./77.
• 4 Leonovich, I. Delgado R. El perfeccionamiento del proceso docente en la especialidad de carreteras mediante la utilización de la computación. V Escuela Internacional de Verano sobre la aplicación de la computación en la Educación Superior. 1986
• 5 Delgado, R. La Normalización y la introducción de los resultados de la Ciencia y la Técnica. XX Convención Internacional de la UPADI. Palacio de Convenciones. Oct./ 88.
• 6 Resolución económica del V Congreso del Partido Comunista de Cuba, 1997.
• 7 Bakert. B. Alta dirección de I D. National Aeronautics and Space Administration. US.1997.
• 8 Delgado, R. Vérez, M. Un sistema informativo para la dirección de proyectos. Project Management. Universidad 98. ISPJAE. 1998.
• 9 Microsoft Project para Windows 95. McGraw-Hill. Madrid. 1998.
• 10 Project Management Institute. A guide to the project management. Body of knowledge. PMBOCK Guide 2000 Edition.
• 11 R. Delgado; M. Vérez; Dr. K Roehric, U. Humboldt. La Dirección Integrada de Proyectos ( Project Management ) haciendo uso de las Nuevas Tecnologías de la Informática y las comunicaciones aplicadas al CGLALE. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 99 –108. ISBN-No 392603-95-0.
• 12. R. Delgado; Dr. Michael Fritsch, LGF, Agrarinformatik, LGF, Berlin. U. Humboldt. Estudio Logistico de proyectos. Kologische Hefte der wirstschaft. Helf 1 b / 2 001. pag. 89 – 98. ISBN-No 392603-95-0.
• 13 R. Delgado. M. Montes. M. Torres. La Direccion Integrada de Proyectos apoyada por las bases de datos. Ponencia. Forum de Ciencia y Tecnica. Junio/2003.

Autor:
Dr. M Sc. Ing. Roberto Delgado Victore

rdelgado@reduniv.edu.cu