Contenido general

Aspectos legales de las sociedades

El efectivo

Inversiones a corto plazo

Cuentas por cobrar y efectos por cobrar

El inventario

Activos fijos

Activos intangibles

Pasivo corto plazo

Pasivo a largo plazo

Superavit, dividendos, reservas

Contabilidad de sucursales

Ventas y consignaciones

Conclusion.

Bibliografia

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo está realizado con la finalidad deprofundizar los conocimientos contables en los diferentes temas a desarrollardentro de este contexto, entre ellos podemos encontrar: efectivo, inventarios,sucursales, ventas y consignación, etc.

Para ello se exponen cada uno de los temas en detalle, asícomo ejemplo prácticos para visualizar el manejo de cada una de las cuentas ycomo estas son afectadas en cada situación.

Espero que la información aquí descrita cumpla a cabalidadcon los objetivos propuestos.

CONTENIDOGENERAL

1.       Sociedades Mercantiles

2. Efectivo, Conciliaciones Bancarias y Arqueo de Caja (Ejemplos y Asientos)
3. Inversiones a Corto Plazo (Asientos de Colocación, Inversiones Temporales Versus Banca)
4. Cuentas por Cobrar
5. Inventarios
6. Activos Fijos (Ejemplos de un método de depreciación)
7. Activos Fijos Intangibles (Amortización, Agotamiento)
8. Pasivo Corto Plazo
9. Pasivo Largo Plazo (Obligaciones)
10. Superavit (Tipos, Dividendos, Reservas)
11. Sucursales
12. Ventas y Consignaciones

CAPITULO I

ASPECTOSLEGALES DE LAS SOCIEDADES

CONSTITUCIÓN DE LAS SOCIEDADES

EI Código de Comercio de Venezuela reconoce las siguientesespecies de sociedades mercantiles.

Las sociedades en nombre colectivo o en comandita simple seconstituyen por documento público o privado mediante registro en el tribunal decomercio de un extracto del contrato de la compañía y en la misma forma sehacen constar sus modificaciones.

El extracto debe contener:

1. Los nombres, y domicilio de los socios que no sean simples comanditarios y los de éstos, sino han entregado su aporte.
2. Su razón social y objeto de ésta.
3. Su duración.
4. El importe de los valores entregados.
5. La expresión de lo que cada socio aporte en dinero o en otros bienes; y nombre de los socios autorizados para obrar por la compañía.

El documento constitutivo de las compañías anónimas y delas sociedades en comandita por acciones deberá expresar:

1. Denominación y domicilio de la sociedad.
2. El objetivo de la sociedad.
3. El monto del capital suscrito e importe del capital pagado.
4. Nombre, apellido y domicilio de los socios, número y valor nominal de las acciones.
5. El valor de los bienes aportados.
6. Reglas con sujeción a las cuales deberán formarse los balances y calcularse y repartirse los dividendos.
7. Las ventajas y derechos otorgados a los promotores.
8. Número de individuos que compondrán la junta administradora, sus derechos y obligaciones, expresando cuál de ellos puede firmar por la compañía. En el caso de las compañías en comandita, el nombre, apellido y domicilio de los solidariamente responsables.
9. El número de comisarios.
10. Fecha de inicio de la compañía y su duración.

El documento constitutivo de las sociedades deresponsabilidad limitada deberá contener:

1. Nombre, domicilio y nacionalidad de los socios fundadores.
2. Denominación de la sociedad y su objeto.
3. El monto del capital social.
4. Monto de la cuota de cada socio.
5. Número de personas que han de ejercer la administración.
6. Número de Comisarios, cuando los haya.
7. Reglas de elaboración de los balances y de calcular los dividendos.
8. Tiempo de duración de la sociedad.

En las tres sesiones siguientes, daremos atención a ciertosproblemas de contabilidad que son propios de las organizaciones que se presentancomo sociedades mercantiles, a las cuales podríamos empezar por definirlas comoaquellas que tienen por objeto la asociación de dos o más personas para operaren común con un propósito de lucro. Las mismas, se rigen por los respectivoscontratos de sociedad, actas constitutivas, códigos de comercio, código civil,etc. y pueden ser los siguientes tipos:

1. en nombre colectivo
2. sociedades en comandita
3. sociedades anónimas
4. sociedades de responsabilidad limitada

Sociedadesen nombre Colectivo

Se forman teniendo como elementos fundamentales lasrelaciones personales entre los socios. Sus obligaciones comprometen íntegramenteel patrimonio de cada uno de estos, porque normalmente, todos intervienen en laadministración de sus negocios.

Se extinguen por la muerte o interdicción de alguno de lossocios; salvo que haya sido expresamente previsto lo contrario en el contratosocial. La responsabilidad de cada uno de los socios es solidaria y la razónsocial es por lo regular el nombre de uno o varios de los mismos.

Constituciónde una Sociedad en Nombre Colectivo por Aportes Totales Inmediatos en efectivo.

Consideremos el siguiente ejemplo: El día 2 de enero de1962, A. Alvarado, M. Pérez, y J. Salas, constituyen una sociedad en nombrecolectivo que operará, bajo la razón social de A. Alvarado y Cía., con elobjeto de comerciar en aparatos de radio y televisión, en la ciudad de Caracas.Los socios aportan inmediatamente en efectivo Bs. 60.000, 40.000 y 20.000respectivamente. El asiento de apertura que se redactará en el Diario Principalserá el siguiente:

SociedadesAnónimas

La Sociedad Anónima es una persona jurídica comerciantecuya responsabilidad está limitada al patrimonio aportado por los socios, sinque ninguno de ellos quede obligado personalmente por las deudas sociales. Sededica al comercio bajo una denominación distinta del nombre de los socios quepuede ser del objeto del negocio o alguna otra que la distinga de las demás.

El capital de una sociedad anónima se divide en acciones: éstasconfieren a sus tenedores determinados derechos fundamentales, de los cuales losmás importantes son:

1. Votar en las asambleas de accionistas y participar en la administración de la sociedad.
2. Participar en las ganancias, esto es, recibir dividendos cuando los declaren los administradores.

3. Participar en la suscripción de cualesquiera emisiones de acciones de la clase de las que se posean, en proporción a las que tenga cada accionista en la fecha de la emisión adicional.
4. Participar en la distribución del activo de la sociedad al disolverse ésta.

El asiento correspondiente será:

LaSociedad en Comandita

Es aquella en la cual las obligaciones sociales estángarantizadas por la responsabilidad ilimitada y solidaria de uno o más socios,llamados socios solidarios o comanditantes, y por la responsabilidad limitada auna suma determinada de uno o más socios, llamados comanditarios.

Contabilidadde las Sociedades en Comandita Simple

El asiento de apertura es, casi igual al de las sociedades ennombre colectivo. En él se debe aclarar si el socio es comanditante ocomanditario.

Ejemplo: El día 20/02/1961 se ha constituido la sociedadAlvarado, Pérez y Cía. Sociedad en comandita. Los socios se obligaron enaportar y aportaron en la siguiente forma:

SOCIOS COMANDITANTES

A. Alvarado................................. Bs. 60.000,00 enefectivo;

M. Pérez..................................... Bs. 40.000,00en efectivo;

J. Salas....................................... Bs. 20.000,00en efectivo;

SOCIOS COMANDITARIOS

A. Arias....................................... Bs. 15.000,00en efectivo;

M. Rivas..................................... Bs. 10.000,00en efectivo;

CAPITULOII EL EFECTIVO

Concepto

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el quecuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulanteque se mencionan a continuación:

• Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
• Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.
• Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
• Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que,a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediatadisponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reservade capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitosbancarios congelados por intervención de la institución financiera u otrosmotivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos,estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, valesen caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos,con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedanafectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivosalvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de losregistros mediante:

• División del trabajo
• Delegación de autoridad
• Asignación de responsabilidades
• Promoción de personal eficiente
• Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todoel dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea laEmpresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía,que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contrarobo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

La Caja Chica

Consiste en un fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo asus requerimientos. El establecimiento de dicho fondo se hace mediante retiro encheque de la cantidad convenida y se asienta de la siguiente manera:

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando encuenta lo siguiente:

• Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho limite, se deberán pagar con cheques.
• Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuír el fondo, o para su eliminación.
• Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.

• La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.

• La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo.
• El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.

• Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.

La Caja

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese ysalga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando sehace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero,nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en laCaja.

Ejemplo: La Empresa realiza una venta de contado al Cliente Xpor Bs. 160.000,00. Se le hace una factura identificada con el nro. 1234. ElCliente cancela el total con cheque de su cuenta corriente del Banco Caracas. Elasiento en el Diario será como sigue:

El mismo día se deposita todo lo que ingresó en CAJA, enuna cuenta corriente que la Empresa mantiene en el Banco de Venezuela.Suponiendo que se realizaron otros cobros en efectivo por Bs. 284.000. Seingresará en el Banco un total de Bs. 444.000. EL asiento de Diarios será:

El Arqueo de Caja consiste en el análisis delas transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto decomprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldoque arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Cajaen dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controlesinternos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizadadiariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello,suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes osobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estasdiferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonanlos sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre delejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contrala de "Pérdidas y Ganancias".

La Conciliación Bancaria

Consiste en la comparación de los registros de lasoperaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registradosen los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichasinstituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en loslibros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichosestados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros porcualesquiera de las siguientes razones:

• Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
• Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
• Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
• Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
• Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
• Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
• Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.

• Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
• Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes métodos de conciliación:

Método de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas.Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en loslibros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramentelos Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Después derevisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de laEmpresa, se encuentra las siguientes diferencias:

1. Saldos al 31 de Enero de 2000: Cuenta del Mayor de la Empresa Bs. 1.200.000. Estado de Cuenta del Banco Bs. 1.045.300
2. Los cheques 101001 y 101025 por Bs. 29.000 y 30.000 aún no han sido cobrados
3. El depósito de Bs. 150.000,00 del 30-01-2000, no fue abonado en cuenta
4. El Banco devolvió un cheque, por falta de fondos, por Bs. 60.000
5. El Banco especifica un cargo por comisión por cheque devuelto de Bs. 3600
6. El cheque 101022 por Bs. 11.000, se había abonado por 10.000
7. El cheque 101018 por Bs. 14.500, se había abonado al Banco por 15.400