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El efectivo. Su administracion .
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Enviado por Lic. Maria de Carmen Mustelier Garcia y Lic. Hapy Salas Fuentes
Código ISPN de la Publicación: EEuZAylAlkMRfVGjRk
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| Resumen: En la actualidad la confiabilidad y la eficiencia de las operaciones crediticias en las empresas es una premisas necesarias para perfeccionar y lograr una mayor rapidez en la actividad comercial . |
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Introducción.
En la actualidad la confiabilidad y la eficiencia de las operaciones crediticias
en las empresas es una premisas necesarias para perfeccionar y lograr una mayor
rapidez en la actividad comercial .
El éxito será obtener liquidez y dependerá del grado de certeza que posean las
decisiones que se tomen con relación a la administración adecuada y el manejo de
los recursos materiales y financieros disponibles, del buen desempeño con que se
administren las paridas circulantes y en especial , el efectivo, como el recurso
más líquido de que dispone un negocio, de esto depende en gran medida el
resultado futuro que se obtenga.
DESARROLLO:
LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO.
La administración de este rubro es uno de los campos fundamentales en la ad
ministración del capital de trabajo, pues la caja representa el activo más
líquido que poseen las empresas, por medio del cual se pueden cubrir las
erogaciones imprevistas y reducir de esta forma el riesgo de una crisis de
liquidez.
El término efectivo o caja se refiere a todo el dinero, ya sea en caja o en
cuenta de banco que posee la organización, que genera o recibe durante un
período determinado, que se distingue por no producir ningún rendimiento y
posibilita la utilización de forma inmediata del dinero en las operaciones de la
empresa.
El objetivo fundamental de la administración del efectivo es minimizar los
saldos de efectivos ociosos y lograr la obtención del equilibrio entre los
beneficios y los costos de la liquidez.
La caja puede considerarse además como el denominador común al cual se reducen
el resto de los activos líquidos como son las cuentas por cobrar y los
inventarios, las empresas poseen diferentes motivos para mantener existencias de
efectivo tales como:
1- Transaccional: Capacita la empresa para que realice sus operaciones
ordinarias.
2- Precautorio: Prevee los flujos de entrada y salida que se van a tener en la
empresa.
3- Especulativo: Capacita la empresa para aceptar oportunidades de lucro que
puedan surgir en determinadas situaciones de negocio.
4- Requerimiento de un Saldo Compensatorio: Se refiere a los niveles mínimos que
a una empresa le conviene mantener en su cuenta bancaria.
Para lograr una administración eficiente del efectivo se deben considerar las
siguientes estrategias o políticas básicas:
- Cancelar las cuentas por pagar tan tarde como sea posible, sin perder
credibilidad crediticia pero aprovechando cualquier descuento por pronto pago.
- Rotar los inventarios tan pronto como sea posible, evitando el agotamiento de
existencias que puedan afectar las operaciones.
- Cobrar las cuentas por cobrar tan rápido como sea posible, sin perder ventas
futuras.
El impacto de la aplicación de estas políticas en el cumplimiento de los
objetivos expuestos requiere del empleo de fórmulas y modelos que posibiliten la
disponibilidad del efectivo en las operaciones, a través del empleo de:
- Administración del ciclo de efectivo.
- Modelos económicos matemáticos.
Su administración.
La administración del ciclo de efectivo es un elemento importante en la
administración del capital de trabajo, al realizar un análisis del mismo se
deben tener en cuenta dos aspectos fundamentales:
· Ciclo de caja o Ciclo del flujo de efectivo: Es uno de los mecanismos que se
utilizan para controlar el efectivo, establece la relación que existe entre los
pagos y los cobros; o sea, expresa la cantidad de tiempo que transcurre a partir
del momento que la empresa compra la materia prima hasta que se efectúa el cobro
por concepto de la venta del producto terminado o el servicio prestado (ver
anexo 3).
Al analizar el ciclo de caja es conveniente tener en cuenta dos factores
fundamentales:
1 - Ciclo operativo.
2 - Ciclo de pago.
1 – El ciclo operativo no es más que una medida de tiempo que transcurre entre
la compra de materias primas para producir los artículos y el cobro del efectivo
como pago de la venta realizada; está conformado por dos elementos determinantes
de la liquidez:
· Ciclo de conversión de inventarios o Plazo promedio de inventarios.
· Ciclo de conversión de cuentas por cobrar o Plazo promedio de cuentas por
cobrar.
2 - El ciclo de pago tiene en cuenta las salidas de efectivos que se generan en
las empresas por conceptos de pago de compra de materias prima, mano de obra y
otros, este se encuentra determinado por:
· Ciclo de conversión de las cuentas por pagar o Plazo promedio de las cuentas
por pagar:
La combinación de ambos ciclos dan como resultado el ciclo de caja:
Ciclo de caja = Ciclo operativo – Ciclo de pago
· Rotación de caja: Expresa el número de veces que rota realmente la caja de la
empresa, tiene como objetivo central maximizar la ganancia a través del efectivo
y se determina:
Existe una relación inversa entre el ciclo de caja y la rotación de caja, cuando
disminuye el ciclo la rotación aumenta, lo contrario también es válido, por
tanto las empresas deben dirigir sus estrategias para lograr disminuir el ciclo
de caja, pues de esta forma garantizan que las entradas de efectivo se produzcan
más rápido; esto no indica que las entidades deban quedarse sin saldo en caja
para operaciones, ya que existen una serie de razones por las cuales las se
mantiene un saldo de efectivo mínimo en caja:
- Ciclo operativo.
- Ciclo de caja.
- Incertidumbre en las entradas de efectivo.
- La cobertura o posición de crédito.
- El aprovechamiento de las oportunidades que brindan nuevos negocios.
Modelos económicos matemáticos para determinar el saldo óptimo de efectivo.
Para conocer el saldo óptimo de efectivo que se requiere se puede determinar
mediante el cálculo del efectivo mínimo para operaciones o ciclo de caja mínimo
para operaciones. Este modelo brinda el nivel mínimo de efectivo que necesitan
las empresas para realizar sus operaciones y se obtiene:
· Existen modelos económicos matemáticos que permiten determinar la cantidad
óptima de efectivo que se necesita mantener para las operaciones, entre los más
usados se encuentran:
- Modelo de William Baumol: se basa en la determinación de la cantidad económica
de la orden de inventario, el mismo permite conocer el tamaño óptimo de las
transferencias hechas en la compra – venta de valores negociables.
- Modelo de M. H. Miller y D. Orr más conocido como el modelo de Miller y Orr:
en esencia plantea la determinación del punto óptimo de retorno, o sea demuestra
como las entidades pueden gestionar sus saldos de efectivos y minimizar sus
costos al no poder predecir las entradas y salidas del mismo; la representación
gráfica de este modelo (ver anexo 4) representa como el saldo de tesorería
serpentea impredeciblemente hasta que llega a un límite superior, en ese momento
la empresa compra títulos necesarios para hacer volver el saldo de efectivo a un
nivel más normal; nuevamente se deja serpentear el saldo hasta que llegue a un
límite inferior, cuando lo hace la empresa vende los títulos necesarios para
devolver el saldo a un nivel deseable.
Para establecer los límites de este modelo Miller y Orr demostraron que estos
dependen de tres factores: Si la variabilidad diaria de los flujos de caja es
grande o si el costo de comprar y vender títulos es alto entonces la empresa
deberá establecer límites de control muy separado, por el contrario si el tipo
de interés es alto los límites deberán establecerse más próximos.
La administración del efectivo según este modelo juega con el límite dependiendo
de cuanto riesgo de faltante de efectivo la empresa puede tolerar, este puede
ser cero o un margen mínimo de seguridad necesario para mantener las operaciones
con el Banco.
El nivel deseable de efectivo dependerá de los costos de transacción de la
compra o la venta de valores negociables y el costo de oportunidad de la
tenencia de efectivo, los costos de transacción por período son dependientes del
número de transacciones en valores negociables durante el período, el costo de
oportunidad de la tenencia de efectivo es una función del efectivo esperado por
período y estará dada por:
Costo Total = Costo de transacción esperado + Costo de oportunidad esperado
Existen factores que minimizan este costo total como son:
· La distancia entre el límite superior e inferior:
(Sólo para el caso en que las entradas y salidas de efectivo sean sucesos
equiprobables y el límite mínimo igual a cero).
Límite superior = Límite inferior + Distancia
Los límites superior e inferior son considerados como límites de control del
modelo y el nivel deseable minimiza la suma de los costos de transferencias y el
costo de oportunidad esperado.
1.5.3 Estado de Flujo de Efectivo.
Para valorar la solvencia y evaluar la capacidad de generar flujos de efectivos
positivos en períodos futuros para pagar dividendos y financiar el crecimiento
de las empresas es necesario la confección del Estado de Flujo de Efectivo: el
cual relaciona los ingresos y pagos de efectivo que se realiza en un período
contable, además proporciona información acerca de las actividades de inversión
y financiación.
El estado permite que la empresa realice diagnósticos relacionados con la
capacidad que tiene la entidad de captar financiamiento externo; pone al
descubierto el destino que se le da al efectivo recibido en el período, brinda
información acerca del crecimiento de la empresa, es decir si está creciendo, si
se encuentra estancada o en recesión y destaca si la se destinan fondos
obtenidos a corto plazo para colocarlos en inversiones de lenta recuperación.
Este estado debe ayudar a la empresa en la evaluación de aspectos como:
1- Evaluar la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivos positivos
en períodos futuros.
2- Debe explicar las razones o las causas de las diferencias entre el valor de
la utilidad neta y el flujo de efectivo relacionado con las operaciones.
3- Evaluar la capacidad de la empresa para cumplir con sus obligaciones y pagar
dividendos.
4- Debe explicar tanto el efectivo como las transacciones de inversión y
financiación que no hacen uso de efectivo durante el período analizado.
El objetivo principal del estado de flujo de efectivo es proporcionar
información acerca de los ingresos y pagos de efectivo, así como de las
actividades de financiación e inversión de la entidad.
· Clasificación de los flujos de efectivo:
1- Por actividades de operación: Este incluye los ingresos y los pagos de
efectivos realizados por las operaciones.
Ingresos Pagos
Recaudo o cobros a clientes por ventas de mercancías y servicios prestados.
Pagos de mercancías y servicios prestados a proveedores, incluyendo pagos a
empleados.
Intereses y dividendos recibidos. Pagos de intereses e impuestos.
2- Por actividades de inversión: Incluye aquellos ingresos y pagos que están
relacionados con esta actividad.
Ingresos Pagos
Efectivo por ventas de inversiones o activos fijos. Compra de inversiones o
activos fijos.
Efectivo por cobro de valores sobre préstamos. Valores anticipados a
prestatarios.
3- Por actividades de financiación: Relaciona los ingresos y pagos de efectivo
realizados por este concepto.
Ingresos Pagos
Efectivo producto de préstamos obtenidos a corto y largo plazo. Pagos de valores
prestados (excluye intereses)
Efectivo recibido por propietarios. Pagos a propietarios como dividendos en
efectivo.
Los ingresos y pagos de intereses se clasifican como actividades de operación
para reflejar el efecto que tendrían en el efectivo aquellas transacciones que
se incluyen en la determinación de la utilidad neta; mientras los pagos de
dividendos al no intervenir en este cálculo se consideran actividades de
financiación.
Los equivalentes de efectivo que son inversiones de alta liquidez a corto plazo,
conformados por fondos monetarios de inversión, papeles comerciales y bonos de
tesorería, así como el dinero que esté depositado en cuenta bancaria no son
considerados como ingresos y pagos de efectivo.
La diferencia entre los ingresos y pagos de efectivo de cada uno de estos flujos
dará un resultado negativo o positivo.
- Si es positivo el resultado se expresará: Flujo de efectivo proveniente de las
actividades de operaciones, inversión o financiación.
- Si el resultado es negativo se expresará: Flujo de efectivo utilizado en las
actividades de operaciones, inversión o financiación.
La sumatoria de los resultados de estos flujos de efectivo muestran la variación
del efectivo en el período que se analiza; este se conoce como Flujo neto de
efectivo.
Para la confección de un estado de flujo de efectivo es necesario:
- Balance General del período actual y el período anterior.
- Estado de Resultado del período actual.
· Enfoques básicos para la preparación del estado de flujo de efectivo:
1- Base de caja: este enfoque resume los resultados de operación en términos de
ingresos y pagos de efectivo (método directo); permite calcular los flujos de
efectivo provenientes de las operaciones convirtiendo los valores del estado de
resultado para ingresos, costo de mercancías vendidas y gastos de la base de
causación a la base de caja, ajustando las partidas del estado de resultado por
los cambios que han sufrido las cuentas del balance general relacionadas.
2- Base de causación: resume los resultados de operaciones en términos de
ingresos ganados o gastos incurridos.
Existe un método alternativo que es el Método Indirecto, se utiliza para
preparar el flujo de efectivo proveniente de las operaciones, este parte de las
utilidades netas del período y se realizan todos los ajustes necesarios para
convertir esta cifra al flujo de efectivo neto proveniente de las operaciones.
· Importancia del flujo de efectivo proveniente de las operaciones.
Es necesario que las empresas sean capaces de generar flujos de efectivo
positivos provenientes de las operaciones que garanticen que la empresa
sobreviva, pues si los flujos generados son negativos no podrá obtener efectivo
de forma indefinida de otras fuentes, ya que la capacidad de obtener efectivo a
través de las actividades de financiación dependen en gran medida de la
capacidad que tenga la empresa de generar flujos de efectivo de las actividades
de operaciones, además esta situación desestimula a los inversionistas cuando
van a invertir.
Para la preparación del estado de flujo de efectivo proveniente de las
operaciones es necesario tener en cuenta los efectos que causan en el efectivo
los ingresos y pagos relacionados anteriormente, así como las variaciones de las
cuentas y la conversión de los ingresos y gastos de base de causación a la base
de caja, haciendo uso de las siguientes ecuaciones:
1- Efectivo recibido de clientes:
Ventas Netas + disminución en cuentas por cobrar
- aumentos en cuentas por cobrar
2- Intereses y dividendos recibidos:
Ingresos por intereses + disminución en intereses por cobrar
- aumento en intereses pro cobrar
3- Pagos a proveedores de mercancías:
Costo de ventas + aumento de inventarios
- disminución de inventario
4- Pagos de gastos:
Gastos de operaciones – depreciación y otros + aumento en pagos anticipados
gastos que no hacen - disminución en pagos
uso de efectivo anticipados
5- Pagos de intereses:
Gastos de interés + disminución en intereses por pagar
- aumento en intereses por pagar
6- Pagos de impuestos:
Gastos de impuestos + disminución en impuestos por pagar
- aumento en impuestos por pagar
Existen ciertas diferencias entre la utilidad neta y el flujo neto proveniente
de operaciones tales como:
- Los gastos que no hacen uso de efectivo tales como la depreciación y la
amortización de activos intangibles, no afectan al flujo de efectivo neto pero
si a la utilidad neta.
- Las diferencias de tiempo que existen entre el reconocimiento de los ingresos
y los gastos y la ocurrencia del flujo de efectivo.
- Las ganancias y las pérdidas no operacionales intervienen en la determinación
de la utilidad neta, pero el flujo de efectivo relacionado se clasifica como una
actividad de financiación, no como una actividad operacional.
· Preparación del Flujo de efectivo proveniente de las actividades de
financiación y de inversión:
Para calcular los flujos provenientes de esta actividades se pueden examinar los
asientos de las cuentas de activos y pasivos relacionadas, junto con cualquier
ganancia o pérdida que se relacione y muestre el estado de resultado; además si
dentro de estas actividades tienen lugar operaciones que no hacen uso de
efectivo se deben relacionar las mismas en un informe suplementario, que
acompañará el estado de flujo de efectivo.
-BIBLIOGRAFÍA:
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-Gesttopolis.com
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Enviado por Lic. Maria de Carmen Mustelier Garcia y Lic. Hapy Salas Fuentes
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Publicado Thursday 18 de May de 2006
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